Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous avez sûrement besoin d’aménager une salle de réunion. Il s’agit d’un espace que vous devez impérativement avoir pour le bon déroulement de votre activité. Il existe différents types de réunions, mais chaque entreprise a ses propres habitudes sur ce sujet. Certaines entreprises disposent de plusieurs pièces pour pouvoir agencer des salles de réunions qui diffèrent selon leur fonction. Mais pour celles qui n’ont qu’une pièce dédiée à une salle de réunion, il convient de disposer l’espace en une pièce adaptable. Vous pouvez suivre ce guide pour aménager une salle de réunion en fonction de leur usage.
GÉNÉRALITÉS
Les salles de réunions constituent des lieux stratégiques pour l’entreprise. Au cours d’une réunion, de nombreuses décisions peuvent être prises, des informations peuvent être communiquées, des projets doivent être discutés, etc. Il s’agit donc d’un espace qui répond parfaitement à la tendance du travail collaboratif et décloisonné. Ainsi, une salle de réunion peut être une salle de partage, de création, d’échange ou de collaboration. En général, toutes les salles de réunion doivent avoir des critères communs.
Le confort
Quel que soit l’objectif d’une salle de réunion, le confort est un critère de base à ne surtout pas négliger. Il est indispensable pour permettre aux collaborateurs d’avoir un maximum de concentration. Il faut donc intégrer des chaises parfaitement adaptées à des réunions qui peuvent durer pendant des heures.
De plus, vous pouvez, si l’espace prévu le permet, installer une fontaine d’eau ou une machine à café. Cela permet aux équipes d’étancher une petite soif pendant les pauses, et de proposer un service supplémentaire aux visiteurs (clients ou fournisseurs).
Les dimensions
Si vous n’avez qu’une seule pièce pour aménager une salle de réunion, vous devez bien la choisir pour que celle-ci soit adaptable à tous types de réunions. Sinon, vous devez savoir que les dimensions d’une salle de réunion varient selon l’usage : brainstorming, formation client, réunions internes, réunion clients etc...
COMMENT AMÉNAGER UNE SALLE DE RÉUNION SELON SA FONCTION ?
Il existe différentes formes de réunions. Une salle de réunion doit être aménagée en fonction de l’objectif de chacune d'elle.
Une salle de réunion de présentation
Comme son nom l’indique, une réunion de présentation vise à présenter ou à partager des informations ou des projets. Elle implique donc deux parties : le ou les présentateurs d’une part et les auditeurs d’autre part. Chacune des parties doit être dans les bonnes conditions pour que la réunion puisse se dérouler à merveille.
Le nombre de participants dans une réunion de présentation est souvent important. Il faut donc introduire une grande table assez spacieuse et des chaises dont l’effectif est assez standard. Une salle de réunion de présentation a besoin :
- D’équipements de projection : à savoir un vidéoprojecteur et un écran de projection ;
- D’un système sonorisation : qui doit être adapté à la taille de la pièce et au nombre de participants ;
- D’un système d’éclairage qui doit permettre une bonne visibilité aux participants qui doivent à la fois prendre des notes et regarder la vidéoprotection ;
- Des chaises ergonomiques qui doivent être adaptées à la durée de la présentation.
En ce qui concerne l’agencement ou la disposition du mobilier et des équipements, vous devez le faire de manière à faciliter la circulation. Au cours d’une réunion, les présentateurs ou les auditeurs sont susceptibles de se déplacer pour échanger avec les autres.
Une réunion de présentation requiert la mise à disposition d’une table ou d’une tablette individuelle pour permettre aux participants de prendre des notes. Ils peuvent se servir d’un bloc-notes ou d’un ordinateur portable. Il vous faut alors des raccordements électriques.
Enfin, ce type d’espace a toujours besoin d’une ventilation. Une atmosphère mal aérée ne favorise aucune concentration.
Une salle de réunion de brainstorming et de workshop
Ce type de réunion consiste à réfléchir et à apporter des solutions à une problématique donnée. Il faut donc favoriser les conditions qui permettent la créativité des participants.
Cette salle de réunion a besoin des équipements suivants :
- Un système de projection composé d’un vidéoprojecteur et d’un écran de projection est nécessaire pour communiquer des informations ou des consignes.
- Des matériels d’écriture comme les blocs-notes, le paperboard, des crayons, des stylos, des marqueurs, un tableau blanc, etc.
Quant à l’aménagement, il vous faut une pièce insonorisée pour permettre à chaque participant de prendre la parole. Il est donc indispensable d’adopter des matériaux insonorisant pour revêtir les murs, le plafond et les sols.
En outre, pour stimuler la créativité, vous devez privilégier un mobilier modulable. Vous pouvez l’adopter en fonction de vos besoins.
Une salle de visioconférence
La visioconférence est une pratique qui devient de plus en plus courante au sein d’une entreprise. Elle permet d’échanger et de coopérer à distance.
Utiliser une salle de réunion pour réaliser des visioconférences ou audioconférences est possible à condition de respecter quelques règles en matière d’équipement et d’agencement. Sans cela, le déroulement des réunions à distance peut être entravé par des installations techniques sous-dimensionnées et avec du matériel mal configuré.
Une telle salle de réunion doit être uniquement réservée pour ce type de réunion afin d’éviter la réinstallation et la reconfiguration de la pièce chaque fois que vous devez vous réunir.
Une salle de réunion modulable permet donc de répondre aux divers objectifs fixés ainsi qu’aux nouveaux comportements de vos salariés. Encouragez les échanges et le travail collectif en agrémentant votre salle de réunion avec le mobilier adapté et confortable pour tous.
