Le Flex office ou le concept du zéro bureau fixe s’intègre petit à petit dans la vie des entreprises françaises. Si certaines structures le considèrent comme un concept innovant d’aménagement de bureaux, d’autres pensent qu’il s’agit d’une tendance éphémère de la nouvelle génération des salariés. Tour d’horizon sur les points forts et les points faibles du Flex Office.
Qu'est-ce que le Flex Office ?
Flex Office, bureau dynamique, desk sharing ou free seating, ces termes désignent un espace de travail où personne ne dispose d’un bureau fixe. Dans un mode d’organisation traditionnel, un poste de travail fixe est attribué à chaque salarié. Celui-ci peut être dans un bureau fermé ou bien en open-space. Ce qui n’est pas le cas dans un Flex Office, car il existe plusieurs espaces de travail, adaptés à des tâches spécifiques. Les salariés sont libres de choisir les zones qui conviennent le mieux à leur mode de travail et à la tâche qu’ils doivent réaliser.
Quelles sont les particularités du Flex Office ?
L'espace de travail pour le Flex Office doit être parfaitement étudié pour que chaque salarié puisse s'exercer dans les meilleures conditions. À part les mobiliers de bureau, l’utilisation d’ordinateurs portables, de connexion Wi-Fi très haut débit et des autres équipements de bureau s’avèrent incontournables.
L’idée est de transformer les locaux d’entreprises en un véritable lieu de vie qui favorise le bien-être au travail. Pour y parvenir, il faut aménager les espaces et y intégrer :
- des espaces de travail confortables avec des bancs, fauteuil lounge ou bien des chauffeuses,
- des salles de réunion équipées d’une grande table pour y recevoir plusieurs personnes
- des phones boxe pour travailler confortablement sur les appareils connectés,
- des espaces de brainstorming,
- des cafétérias et restaurants équipés d’une table modulaire sur roulettes par exemple
En Flex Office, les espaces partagés sont mis en avant pour favoriser la communication et les échanges entre collègues. Tout ceci dans le but d’améliorer l’efficacité des salariés. Le passage au Flex Office permet aussi de booster la valeur et la culture de l’entreprise ainsi que de renforcer le sentiment d’appartenance des salariés.
Quels sont les atouts du Flex Office ?
En Flex Office, les salariés s’installent à l’endroit de leur choix, en fonction de leur journée prévue. Un salarié qui a besoin de calme et de concentration peut rejoindre les espaces privatifs. Ceux qui souhaitent échanger leurs idées avec leurs collègues peuvent travailler dans un open-space ou bien rejoindre la salle de réunion. Après une dure journée de travail, la restauration ou l’espace détente reste à leur disposition. Le passage au Flex Office permet d’ :
- Optimiser les espaces en créant des lieux fonctionnels,
- Abandonner le principe d’un poste de travail par collaborateur afin de réduire les coûts mobiliers,
- Accéder à des espaces de travail variés pour éviter la routine qui pourrait nuire à la productivité des salariés,
- Empêcher la sédentarité et ses impacts sur la santé,
- Améliorer le bien-être au travail des employés,
- De favoriser les échanges et créer plus de liens entre les collaborateurs.
Quels sont les inconvénients du Flex Office ?
Certes, le modèle de flexibilité offert par le Flex Office fait des émules, mais il présente certains points faibles :
- Problème lié à l’attachement au bureau personnel,
- Présence de bruit qui pourra nuire la concentration,
- Sensation d’isolement,
- Nécessité d’une bonne organisation pour rester productif,
- Sensation de pression au travail,
- Disparition des bureaux qui constituent une menace pour certains postes
A part ces inconvénients, la mise en place du Flex Office implique aussi des difficultés. Une nouvelle position managériale est obligatoire afin d’orienter efficacement les salariés et booster leur productivité. Celle-ci permet d’accompagner les salariés dans le changement et de soutenir ceux qui préfèrent les postes de travail individuels.
En somme, le Flex Office s’inscrit comme un changement durable au mode de travail, mais aussi comme une tendance. Ce concept répond aux besoins des entreprises qui souhaitent personnaliser leur espace de travail. Chez les petites entreprises, cela consiste à associer travail au bureau et télétravail. Pour les grands groupes, la transition vers le Flex Office implique un aménagement plus ou moins important.
