Le coworking est une excellente solution pour éviter l’isolement des personnes. En choisissant de travailler dans un espace de coworking, ces personnes peuvent bénéficier d’un local agréable et adapté à leur besoin. Ils peuvent partager des bureaux et échanger sur leur activité au quotidien. Ces personnes peuvent réaliser leur projet en autonomie ou exercer pour une entreprise en télétravail. Il peut également s’agir d’entrepreneurs qui souhaitent monter leur propre entreprise. Mais quoi qu’il en soit, pour toute entreprise qui souhaite aménager un espace de coworking, vous pouvez suivre ce guide.
Un espace de coworking, pour qui et pourquoi ?
Le coworking est de plus en plus apprécié de nos jours. En effet, il s’agit d’un lieu d’échange indispensable pour les entreprises et les coworkers. Aménager un espace de coworking peut donc être très intéressant à condition que celui-ci s’adapte aux personnes qui y travailleront. Ces équipes sont généralement des professionnels du web, de la communication, du marketing, du journalisme et de l’architecture.
Un espace de coworking a pour but de monter un espace tertiaire. En effet, le secteur tertiaire s’avère être un domaine très développé qui nécessite beaucoup de communications entre différents secteur d'activité. Un espace de coworking doit remplir toutes les conditions pour obtenir un lieu de travail collectif. Les freelances et les indépendants peuvent, ainsi, travailler en toute tranquillité.
L’agencement d’un espace de coworking
L’aménagement d’un espace de coworking requiert quelques principes afin de stimuler la motivation des personnes et pour qu’ils puissent s’exercer dans un environnement sain et un espace de travail agréable. Il faut que chaque personne se sente à l’aise et épanouie pour favoriser les échanges entre les coworkers.
Mélanger bureaux fermés et bureaux ouverts
Dans un espace de travail, on peut trouver des bureaux fermés et des espaces ouverts. Ils représentent chacun des avantages et des inconvénients. Les open spaces ou autres espaces ouverts facilitent les échanges et la créativité. Il s’agit d’un espace chaleureux mais qui laisse souvent place aux bruits. Cela peut entraîner une baisse de la productivité et ne permet aucune intimité. Quant aux bureaux fermés, les coworkers peuvent travailler calmement et trouver leur intimité. Cependant, ils ne peuvent profiter que dans de rares cas des effets de synergie qui doivent régner dans un espace de coworking.
Il est donc préférable de mixer bureaux fermés et espaces ouverts. En effet, certains postes ou emplois nécessitent beaucoup de relations clients (visio conférences, rendez-vous téléphoniques, rendez-vous physiques). Tel est le cas des commerciaux qui doivent passer des heures au téléphone ou qui travaillent sur des projets confidentiels. Ils ont, ainsi, besoin d’un espace fermé pour que leur travail puisse se dérouler comme il faut.
Afin de réduire les dérangements au sein des espaces ouverts, vous pouvez choisir de limiter le nombre de personnes travaillant dans le même bureau ouvert. Vous pouvez également investir dans des bureaux individuels semi-fermés comme les box acoustiques afin de préserver l’intimité des coworkers lors d’un rendez-vous physiques ou autre générant du bruit. Ces box sont faciles à installer et ils ont été conçus de manière à absorber les nuisances sonores. De plus, ils se déclinent en plusieurs modèles et en plusieurs coloris
Ces box acoustiques doivent cependant rester ponctuels et non pas devenir un “bureau fermés”.
Adopter des meubles modulables et confortables
Les coworkers ont besoin de travailler dans un cadre de travail convivial et d’un type de mobilier bien spécifique pour pouvoir se concentrer et se sentir à l’aise. Il est important de choisir un mobilier modulable pour que les travailleurs puissent adapter facilement l’espace en fonction du besoin (nombre de personnes, projet du jour, réunion…). Ce type de mobilier vous permet aussi de modifier vos espaces selon vos besoins. Par exemple, vous pouvez transformer une salle de réunion en salle de conférence. La flexibilité du mobilier permet à un collaborateur de réagir rapidement lorsque l’un de ses collègues le lui demande.
Un mobilier modulable permet aussi de créer de nouveaux postes de travail en cas de besoin. Un tel espace nécessite des meubles sur roulettes, légers et faciles à déplacer.
Les équipes qui exercent dans un espace de coworking ont des tailles et des morphologies différentes. Il faut donc adopter un mobilier ergonomique. Pour cela, il faut privilégier les fauteuils réglables. Il faut que chaque coworkers puisse travailler sur un poste de travail confortable pour éviter des maux de dos après de longues heures de travail.
Enfin, chaque personne doit disposer d' espaces de rangement individuels. Ils sont destinés au rangement des affaires personnelles pour que le poste de travail soit réservé uniquement pour le travail. Sont proposés dans beaucoup d’entreprises des casiers sécurisés, généralement installé dans un espace de pause (cuisine, entrée, salon ..). Chaque personne peut y déposer tous ses effets personnels afin de ne pas être dérangé inutilement durant la phase de travail.
Créer des espaces séparés
Un espace de coworking doit être aménagé en plusieurs zones en fonction de l’objectif de celles-ci (réunion, bureau, pause…). Il faut que certains open spaces soient isolés et vous pouvez les séparer avec des cloisons isophoniques afin de créer des zones d’échanges plus petites en fonction du nombre de personnes concernées. Il faut aussi que les cloisons laissent passer la lumière. Le changement de couleur peut être nécessaire pour distinguer les espaces plus facilement.
Bien aménager votre salle de réunion
Contrairement à ce que tout le monde pense, un espace de coworking a très souvent besoin d’une salle de réunion. Elle doit être faite pour accueillir des brainstormings, des visioconférences, des rendez-vous clients... Ces derniers génèrent toujours du bruits. Il faut donc l’aménager dans un espace séparé et l'isoler des autres zones. Une salle de réunion doit disposer d’une ouverture sur l’extérieur. Sinon, vous pouvez installer une cloison transparente pour permettre l’entrée de la lumière du jour.
Une salle de réunion a aussi besoin de matériels modulables, d’un écran de projection et d’un rétroprojecteur. Elle requiert l’installation d’une table ronde, ovale, rectangle ... pour faciliter les échanges entre les collaborateurs. Enfin, vous devez prévoir des tableaux blancs, des feutres writeboard ou des paperboards, etc. Une table de réunion se veut désormais bien plus technique qu’avant, en effet il est important d’y prévoir au centre la possibilité de brancher toutes sortes d’équipements (visioprojecteurs, ordinateur portable, téléphone…), un boîtier top access.
En ce qui concerne la décoration, optez pour un espace clair et aéré. N’hésitez pas à jouer avec les couleurs et pensez à personnaliser votre espace.
Aménager un espace de détente
Outre l’espace de travail, pensez à agencer un espace détente. Il doit être avant tout une zone sympathique destinée aux diverses rencontres. Cet espace doit être aménagé de manière à donner aux coworkers l’envie d’y venir pour se reposer et se détendre. Les couleurs vives sont à privilégier pour un espace incitant à l’amusement ou préférer des couleurs douces pour un objectif de repos et de calme.
Quant au mobilier, vous avez besoin de canapés, de poufs, de fauteuils, de tables basses, etc. N’oubliez pas d’y installer des jeux comme les babyfoots, les billards, les jeux de société, etc.
Finalement, les opportunités pour un espace de coworking de devenir productif et agréables pour les coworkers sont multiples et diverses. Elles dépendent avant tout de l’espace dont vous disposez et du nombre de personnes à y travailler. Il est par conséquent essentiel de déterminer avec un expert de l’agencement en entreprise un projet précis et répondant aux besoins de tout le monde.
